La gestió documental consisteix en l'ús de tecnologia i procediments que permeten la gestió i l'accés unificat de tota la informació que es genera en l'organització.

• Al Personal de l'empresa
• A clientes i proveïdors

 
Els beneficis clau d'aquestes pràctiques són:

• Establir un nou espai de treball compartit Empresa / Client
• Augmentar el valor de la informació de l'empresa
• Evitar la duplicació de tasques així com els temps de recerca d'informació interna.
• Incrementar la qualitat de servei i la productivitat.

 
Punts Clau de la Implantació d'una solució de Gestió Documental:

• Grups i Rols. Accés selectiu a la Informació.
• Workflow. Processos On line.
• Accés Descentralitzat a la Informació.
• Punt únic d'Accés. Múltiples fonts d'Informació.
• Detecció de Patrons de Comportament. Qualitat del Servei.
• L'Oficina Sense Paper
• Compartició d'Informació. Empresa - Departaments - Clients
  

Per a aconseguir aquests objectius facililtant el Retorn de la Inversió accelerat i real utilitzem tecnologies Open Source com Plone, Swish-i i Lucene que permeten evitar costoses llicències i enormes temps de desenvolupament obtenint solucions escalables, de ràpida implementació i a un preu assequible a la mesura de qualsevol empresa.

Situació: L'Empresa gestiona i manté Informació del Client.

Benefici: El Client té accés de forma immediata i en temps Real a la seva informació.

Situació: Dificultat per al manteniment de còpies de seguretat, duplicats i verificació d'integritat del conjunt d'informació gestionada

Benefici: La Solució de Gestió Documental permet l'establiment en temps real de còpies sincronitzades del conjunt d'informació gestionada en distintes ubicacions físiques. Permet també delegar les tasques d'emmagatzematge,backup i manteniment de repositorios a un Data Center gestionat.

Situació: Gestió d'Expedients. Inclouen informació multiformat i multifont.Per exemple: fax, talons, fotocòpies, rebuts, documents ofimàtics, comandes, albarans i estadístiques. Tots ells generats electrònicament, escanejats o en paper.

Benefici: Definició lògica d'expedient associat al Client. Accés unificat al conjunt d'informació. Possibilitat de definir workflows de gestió i operacions:

• entre departaments
• entre empresa i client
• entre client i empresa

Situació: Un mateix document pertany o està en ús per diferents expedients o clients.

Benefici: L'eina de Gestió Documental permet la creació de versionat sobre un mateix ítem. Fins i tot l'establiment de relacions jeràrquiques entre versions. El Client pot accedir a través d'Internet i de forma segura. El Client pot integrar el Sistema de Gestió Documental en els seus procediments de Treball. El Client disposa d'un aplicatiu que li permet utilitzar, buscar, gestionar i compartir la informació dintre de la seva Empresa de manera àgil.