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Gestión Documental

Procesos y sistemas para administrar el flujo de información en una organización.

La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la organización:

  • Al Personal de la Empresa
  • A clientes y Proveedores

Los beneficios clave de estas prácticas son:

  • Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente
  • Aumentar el valor de la información de la empresa.
  • Evitar la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de información interna.
  • Incrementar la calidad de servicio y la productividad.

Puntos Clave de la Implantación de una solución de Gestión Documental:

  • Grupos y Roles. Acceso selectivo a la Información.
  • Workflow. Procesos On Line.
  • Acceso Descentralizado a la Información.
  • Punto único de Acceso. Múltiples fuentes de Información.
  • Detección de Patrones de Comportamiento. Calidad del Servicio.
  • La Oficina Sin Papel
  • Compartición de Información. Empresa - Departamentos - Clientes

Para lograr dichos objetivos permitiendo un Retorno de la Inversión rápido y real utilizamos tecnologías Open Source como Plone, Swish-e y Lucene que permiten evitar costosas licencias y enormes tiempos de desarrollo obteniendo soluciones escalables, de rápida implementación y a un precio asequible a la medida de cualquier empresa.

Casos típicos de Beneficio de las prácticas de Gestión del conocimiento

Situación: La Empresa gestiona y mantiene información del Cliente.
Beneficio: El Cliente tiene acceso de forma inmediata y en tiempo Real a su información.

El Cliente puede acceder a través de Internet y de forma segura. El Cliente puede integrar el Sistema de Gestión Documental en sus procedimientos de Trabajo. El Cliente dispone de un aplicativo que le permite utilizar, buscar, gestionar y compartir la información dentro de su Empresa de modo ágil.

Situación: Gestión de Expedientes.
Incluyen información multiformato y multifuente. Por ejemplo: fax, talones, fotocopias, recibos, documentos ofimáticos, pedidos, albaranes, estadísticas. Todos ellos generados electrónicamente, escaneados o en papel.
Beneficio: Definición lógica de expediente asociado al Cliente. Acceso unificado al conjunto de información. 
Posibilidad de definir workflows de gestión y operaciones:
  • entre departamentos
  • entre empresa y clientes
  • entre clientes y empresa

Situación: Dificultad para el mantenimiento de copias de seguridad, duplicados y verificación de integridad del conjunto de información gestionada.
Beneficio: La Solución de Gestión Documental permite el establecimiento en tiempo real de copias sincronizadas del conjunto de información gestionada en distintas ubicaciones físicas. Permite también delegar las tareas de almacenamiento, backup y mantenimiento de repositorios a un Data Center gestionado.

Situación: Un mismo documento pertenece o está en uso por diferentes expedientes o clientes.
Beneficio: La herramienta de Gestión Documental permite la creación de versionado sobre un mismo ítem. Incluso el establecimiento de relaciones jerárquicas entre versiones.