Gestión del conocimiento
Procesos y sistemas para administrar el flujo de información en una organización.
La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la organización:
Acceso selectivo a la Información.
Procesos On Line.
Múltiples fuentes de Información.
Calidad del Servicio.
Empresa - Departamentos - Clientes
Para lograr dichos objetivos permitiendo un Retorno de la Inversión rápido y real utilizamos tecnologías Open Source como Plone, Swish-e y Lucene que permiten evitar costosas licencias y enormes tiempos de desarrollo obteniendo soluciones escalables, de rápida implementación y a un precio asequible a la medida de cualquier empresa.
Situación
La Empresa gestiona y mantiene información del Cliente.
Beneficio
El Cliente tiene acceso de forma inmediata y en tiempo Real a su información.
El Cliente puede acceder a través de Internet y de forma segura. El Cliente puede integrar el Sistema de Gestión Documental en sus procedimientos de Trabajo. El Cliente dispone de un aplicativo que le permite utilizar, buscar, gestionar y compartir la información dentro de su Empresa de modo ágil.
Situación
Gestión de Expedientes. Incluyen información multiformato y multifuente. Por ejemplo: fax, talones, fotocopias, recibos, documentos ofimáticos, pedidos, albaranes, estadísticas. Todos ellos generados electrónicamente, escaneados o en papel.
Beneficio
Definición lógica de expediente asociado al Cliente. Acceso unificado al conjunto de información.
Posibilidad de definir workflows de gestión y operaciones:
Situación
Dificultad para el mantenimiento de copias de seguridad, duplicados y verificación de integridad del conjunto de información gestionada.
Beneficio
La Solución de Gestión Documental permite el establecimiento en tiempo real de copias sincronizadas del conjunto de información gestionada en distintas ubicaciones físicas. Permite también delegar las tareas de almacenamiento, backup y mantenimiento de repositorios a un Data Center gestionado.
Situación
Un mismo documento pertenece o está en uso por diferentes expedientes o clientes.
Beneficio
La herramienta de Gestión Documental permite la creación de versionado sobre un mismo ítem. Incluso el establecimiento de relaciones jerárquicas entre versiones.